Эффективное использование времени

В результате большинство начальников читают сотни газет в Течение года и лишь единицы книг. Если вы почувствовали необходимость в чтении книг для вашей работы, постарайтесь читать их так, как вы читаете газету, прибегая к следующей процедуре. Другими словами, постарайтесь избавиться от чтения "В", не приносящего удовлетворения, не дающего информации или неинтересного, и получить больше времени и энергии для чтения "А" (сохраняя вашу обычную скорость). Вы должны распределять приоритеты в зависимости от значимости просителя и взвешивать последствия того, что произойдет, если вы не сделаете то, о чем вас просят. Филмор обнаружила, что она тратит большую часть своего времени, выполняя дела других людей. Выскажите вашу точку зрения и постарайтесь убедить его в том, что дело, которое он отнес к классу "А", на самом деле принадлежит к классу "В". Выслушайте и его точку зрения и постарайтесь ее понять. В прошлом у помощника была привычка врываться в кабинет мистера Джэксона как на пожар, как только возникала какая-либо проблема. Теперь мистер Джэксон вместе с помощником составил расписание, которое предусматривало три посещения начальника в течение дня: в 9.30, 13.30 и 15.30. Помощник мистера Джэксона должен был накапливать все возникавшие проблемы к этому времени, за исключением чрезвычайных ситуаций. Лишь в том случае, когда помощник был твердо убежден, что дело не требует отлагательств, он позволял себе внеочередной визит к мистеру Джэксону. Миссис Джоунс не надо было вести учет своего времени для того, чтобы догадаться, что в ее ежедневные планы постоянно вмешивалась ее четырехлетняя дочь Мелинда. Хотя миссис Джоунс огорчалась, она успокаивала себя, что, если Мелинда будет получать внимание своей мамы в ранний период ее развития, она станет лучше приспособленной к жизни. Одновременно она мечтала о том времени, когда через год Мелинда будет полдня находиться в детском саду и ее мама получит это время в свое распоряжение. Наконец, миссис Джоунс решила, что Мелинда будет столь же приспособленной к жизни, если она будет заниматься ребенком с искренней заинтересованностью, а не вымученно, как всегда бывает, когда родители не могут ни на минуту оставить детей без наблюдения. В конце концов, если миссис Джоунс будет в хорошем настроении, когда она будет с Мелиндой, она сможет проявлять больше веселья и изобретательности в своих играх и других занятиях с дочкой. К концу недели дочка привыкла к этим получасовым затворничествам своей мамы и спокойно играла одна, пока миссис Джоунс не завершила читать роман, а затем приступила к другому. Если ваша работа требует постоянного общения с людьми, то вам лучше всего отвечать на все телефонные звонки и принимать всех посетителей. Хотя мистер Бин постоянно твердил себе, что ему надо сосредоточиться над разработкой новой системы инвентаризации, он всякий раз беседовал с посетителем, даже если визит был связан с малозначительным вопросом, который мог легко разрешить любой его подчиненный. Мистер Бин знал, что пересмотр системы инвентаризации - это важное и нужное дело "А-1", и каждый вечер по дороге домой он огорчался из-за того, что мало продвинулся в своей работе. На самом же деле мистер Бин неадекватно реагировал на эти помехи. Если ему звонил очень важный клиент, мистер Бин не думал: "Это мне звонит моя работа". Мистер Бин решил не отвечать на звонки и не принимать посетителей. Однако вместо того, чтобы заниматься проблемами посетителей или собеседников по телефону, мистер Бин продолжал думать над системой инвентаризации. Я предложил мистеру Бину выделить специальные "часы приема". Мистер Бин решил назначить "часы приема" с 8 до 9.30 и с 11 до 12 в первой половине дня, зарезервировав время от 9.30 до 11 для работы над своим проектом. Он попросил секретаря не соединять его ни с кем в течение этих полутора часов, за исключением чрезвычайных и очень важных телефонных звонков. В течение некоторого времени мистер Кент получал поздравления от начальства, так как он успешно справлялся со многими его заданиями, выполнение которых зависело исключительно от его индивидуальных усилий. В конечном счете мистер Кент был уволен из-за своего неумения достичь равновесия между "тихими часами" и "часами приема". Поэтому мистер Бин обсудил свои предложения по изменению своего распорядка дня со всеми ведущими руководителями фирмы и осуществил их, приняв во внимание их соображения. Некоторые из них решили последовать примеру мистера Бина, потому что они страдали от бесконечных помех. Если вы занимаете крупное руководящее положение, то это не составит большого труда: вы просто скажете своему секретарю, что ей надо отвечать тем, кто вас спрашивает, и предложите направлять все срочные дела вашему заместителю. Если же у вас нет секретаря, вы можете заблокировать звонки к вам, набрав ваш номер телефона и положив трубку рядом с телефонным аппаратом; Анализируя причины помех в своей работе, мистер Бин пришел к выводу, что многие люди мешали ему просто потому, что хотели поболтать. Бина был расположен на пути к курилке, и все, кто убегал от тяжелой работы, ожидавшей их за письменными столами, видел в нем удобного партнера для "разговора по душам". Он убрал лишний стул, стоявший возле его письменного стола, так как обнаружил, что два собеседника затягивают разговор и беседа длится минимум двадцать минут. Мистер Бин столкнулся и с другой проблемой: в "тихие часы" он стал ощущать одиночество. Мистеру Бину было все еще трудно говорить "нет" любому посетителю. Также можно было отложить и удовлетворение его потребности в общении с людьми. Чередование "тихих часов" и "часов приема" помогло мистеру Бину и может также помочь и вам. Этот прием называется "вопрос Лакейна", который звучит так: "Как сейчас можно потратить время с наибольшей пользой? "Как сейчас можно потратить время с наибольшей пользой? Даже если вы знаете, какое занятие является для вас делом "А-1" и вы начали его, все равно задайте себе "вопрос Лакейна", но постарайтесь уточнить его: "Как сейчас можно потратить время с наибольшей пользой, работая над делом "А-1"? Стремление к совершенству превращается в пустую трату времени в таких делах, как выглаживание малейшей морщинки на простыне, или многократное вычитывание письма, не имеющего существенного значения. Хотя хорошо составленный план, в котором четко определены цели и приоритеты, является гигантским шагом вперед в установлении контроля над вашим временем (и над вашей жизнью), даже хорошие плановики забывают одну деталь: план, как всякий инструмент, полезен лишь тогда, когда он находит применение. Представим себе, что в результате вашего планирования (составление списка жизненных целей, определение приоритетов, ответ на "вопрос Лакейна") вы сосредоточились на выполнении задачи, которая стала для вас делом "А-1": вымыть все окна в доме. Я беседовал с тысячами людей, обсуждая их попытки взять свое время и свою жизнь под надежный контроль. Руководитель рекламного агентства решил, что наилучшим использованием его времени могло бы стать принятие предложения одной промышленной корпорации, которая желала начать мощную рекламную кампанию. Хотя руководитель агентства был очень заинтересован в таком заказе, он знал, что в случае его принятия, ему придется в течение нескольких месяцев заниматься организацией рекламной кампании и начинать ее с нуля. С другой стороны, "неприятные А-1" могут быть не столь сложными, но вы избегаете их, потому что они обычно связаны с неприятными эмоциями (нагоняй, который надо устроить вашему подчиненному, признание вашему начальнику, что вы допустили грубую и нелепую ошибку, необходимость сообщить вашему начальнику, что он совершил грубую и нелепую ошибку, предъявление вашему мужу счета за очень дорогое платье). Допустим вы сидите дома и только что закончили всяческие домашние дела. Или допустим, вы работаете и только что закончили телефонный разговор. Вам может показаться, что это решение не будет серьезным нарушением правильного использования времени, но на самом деле вы игнорируете то обстоятельство, что день каждого человека обычно разделен на небольшие отрезки и промежутки. Допустим, вы подсчитали, что на составление бюджета для вашего отдела вам потребуется пятьдесят часов, а до начала обеденного перерыва у вас осталось всего десять минут. Поэтому в течение десяти минут до обеда у вас есть время для двух задании немедленного исполнения Для того, чтобы определить, какими могут быть эти два задания, вам следует: 1) составить список возможных заданий немедленного исполнения, и 2) распределить их в порядке значимости. При составлении списка "заданий немедленного исполнения" необходимо учитывать, что эти/задания следует ограничивать теми делами, которые можно начать быстро и легко; Постарайтесь придумать другое "задание немедленного исполнения" и выполните его. Возможно вы обнаружите, каким образом можно поручить выполнение этого дела другому человеку. Бывает и так, что после завершения десяти и даже двадцати "заданий немедленного исполнения", вы все еще понимаете, что вам предстоит осуществить сложный проект, который потребует массу времени. Как обнаружить задания немедленного исполнения, чтобы обеспечить ваше немедленное включение в работу Когда вы вернетесь к письменному столу, посмотрите на ваш план, составленный для другого человека, и подумайте: "Не смогли ли бы вы чем-нибудь ему помочь? Даже несколько минут, потраченные на проглядывание книг, журналов, газет, докладов для служебного пользования, памятных записок, досье, писем могут стимулировать ваше внимание к предмету, к которому прежде у вас не было ни малейшего интереса. Если вам трудно начать трудный телефонный разговор, снимите трубку и наберите телефон вашего друга. Вы можете объяснить вашему другу, что вы не в состоянии снять трубку, набрать номер телефона, сказать "здравствуйте" и начать разговор. Удовлетворив вашу потребность в человеческом общении и возможно получив в придачу некоторые хорошие идеи, вам будет гораздо легче усесться за письменный стол и начать думать над этой проблемой. Прямо противоположный вариант использования своего настроя - (не для вашей главной цели, а для удовлетворения вашей потребности в приятных эмоциях), можно наблюдать в каждодневной практике биржевых брокеров. Однако потребность в общении с людьми может быть удовлетворена и в ходе бесед с другими биржевыми брокерами. Если "стимулирующие перемены" составляют одну из основных потребностей человека, то вероятно, что она имеет долгую историю. Но если тогда ощутить звуки приближающегося мамонта было вопросом жизни и смерти, то теперь внимание к шумному перемещению людей по коридору, телефонным звонкам и разговорам других людей, уличному движению лишь отвлекает человека и вызывает его раздражение. Обычно ваша потребность в стимулирующих переменах удовлетворяется по мере того, как один этап в осуществлении дела приводит к другому этапу. Вы не сможете изменить биологически унаследованную потребность в стимулирующих переменах. Если вы хотите сохранить контроль над вашей деятельностью, вы должны выбрать необходимые стимулирующие перемены. Ответ состоит в том, чтобы удовлетворить вашу потребность в стимулирующих Переменах в рамках диапазона дела "А-1". Даже если вы рассылаете Рождественские открытки, пришиваете наклейки с фамилией вашего сына перед его отправлением в летний лагерь или осуществляете кодировку инвентарных листов, вы сможете найти способы разнообразить такие задачи и удовлетворить вашу потребность в стимулирующих переменах, не уходя от вашего дела в другие формы активности. Разумеется, в многоцелевых и многоплановых делах существует гораздо больше разнообразия, и вы легко сможете стимулировать вашу деятельность сменами активности в проекте, в ходе которого вы должны написать статью для журнала, разработать исследовательское предложение для "Союза женщин-избирательниц", под готовить план конкурентной борьбы с новым продуктом, выброшенном на рынке, исследовать возможности вторичного использования упаковки. В некоторых ситуациях такие приемы, как "задания немедленного исполнения" или "стимулирующие перемены" не остановят промедление, потому что в глубине души вы храните глубокую антипатию или даже отвращение к делу На принятие решения об отказе от неприятного дела "А-1" в пользу более приятного дела тратится намного меньше времени, чем оно заслуживает. Верно, вы получили некоторую пользу от того, что занялись какой-то деятельностью, но так как работа над "А-1" была лучшим способом использования вашего времени, то другая деятельность фактически представляла собой пустую трату времени. Раз вы взялись за выполнение задачи, вы можете справиться с ней по мере ваших способностей и одновременно получить максимум удовольствия в ходе вашей работы Снова и снова начальник цеха записывал "составление технического описания" в свой список "Что надо сделать", но ничего не делал для выполнения этого задания. Фактически его главным делом "А-1" должен был стать разговор с начальством, в ходе которого следовало выяснить, сохранится у него работа после того, как он закончит составление описания трудовой операции или нет. Возьмите пример с мистера Бонда. Мистер Бонд был торговым агентом промышленной фирмы. Он знал, что наилучшим использованием его времени было установление контактов с максимально большим числом новых агентов, представлявших торговые фирмы. Однако, в ходе своих деловых визитов, он постоянно навещал агентов, которые были его старыми друзьями и могли ему предложить лишь свою приятную компанию, но ни одного выгодного заказа. Он избегал встреч с новыми агентами, потому что они порой отказывались от встреч с ним или грубо отвечали ему. Наконец, мистер Бонд подготовил годичный план продажи продукции своей фирмы. Мистер Бонд избегал встреч с новыми торговыми агентами, так как боялся, что он получит от них отказ в грубой форме. Пытаясь найти решение своей проблемы, мистер Бонд решил сосредоточить свои усилия на одной цели -добиться встречи с агентом влиятельной фирмы оптовой торговли "Аякс". Размышляя по поводу телефонного звонка агенту "Аякса" и чувствуя, что страх сдерживает его, мистер Бонд сказал себе, что его страхи являются вздорными, ему бояться нечего и у него слишком много других важных забот, чтобы тратить время на пустые переживания. Если бы страх мистера Бонда был обычных размеров, примерно на уровне походного костра, а не достиг масштабов лесного пожара, то его можно было бы легко потушить. Состояние мистера Бонда было таковым, что, когда он говорил себе: "Ничего страшного нет", страхи одолевали его еще сильнее. Мистер Бонд обнаружил, что, хотя он не мог погасить свой страх, он сумел сдержать его по крайней мере на короткое время. Если он сумеет договориться о встрече, то у него будет много времени, в течение которого он может волноваться, но лишь после того, как он позвонит по телефону. В этот момент мистер Бонд вспомнил майора Мейджора из романа Мистер Бонд помечтал еще немного о том, как здорово бы было, если бы новые агенты никогда не были на месте, когда он им будет звонить. Оказалось, что агент "Аякса" был на месте и что он может встретиться с мистером Бондом через четыре дня в следующий понедельник в 14.30. На первых порах восторг от того, что ему назначена встреча, так захватил мистера Бонда, что всю вторую половину дня он обзванивал других новых агентов, договариваясь с ними о встречах. Однако на следующее утро, когда он должен был собирать информацию и другие материалы для встречи с агентом "Аякса", мистер Бонд обнаружил, что он снова стал медлить. К этому моменту мистер Бонд уже не мог ни погасить свой страх, ни сдержать его; Страх атаковал мистера Бонда со всей силой. Проглотив остаток кофе мистер Бонд направил свою энергию по позитивному руслу и взялся за изучение возможной сделки с компанией "Аякс". К этому времени со страхами мистера Бонда нельзя было справиться с помощью тех стратегий, которые я предложил раньше. Сейчас наступил момент, когда мистер Бонд имел все основания бояться за судьбу своей встречи. Агент может сказать всем своим друзьям, что Бонд - круглый идиот и с ним не стоит иметь дело. Возможно агент организует кампанию бойкота против продуктов фирмы Бонда. Мистер Бонд вышел из кабины лифта, медленно прошел по коридору и оказался возле двери агента, когда он понял, что его страхи дошли до полного абсурда. Агент был на месте, он тепло приветствовал мистера Бонда, поблагодарил его за приход к нему и осведомился, почему Бонд не навещал его раньше. Он сказал, что крайне заинтересован в предложении мистера Бонда и для начала сделал небольшой заказ. Со временем мистер Бонд, отчасти от того, что он обрел уверенность в себе по мере своих успехов, отчасти потому, что он пережил случайные, неизбежные поражения, но остался живым и невредимым, начал сам искать встреч с новыми агентами для того, чтобы испытать себя и проверить свою внутреннюю силу. мистеру Бонду потребовалось целых два года, прежде чем он сократил свой неконтролируемый страх перед отказом до легкого вздрагивания, которое лишь порой случалось у него. Я должен подчеркнуть, что мистер Бонд вел себя так, как следует вести себя идеальному персонажу из пособий для деловых людей - у него проявились все возможные проблемы, связанные со страхами, и он сумел их разрешить с помощью приемов, которые я предлагаю взять всем на вооружение. Она сказала себе, что сейчас же должна направить записку тете Мэри с благодарностью за внимание и подарок. Однако в данный момент она не чувствовала прилива красноречия (и к тому же у нее еще сотня других дел), а поэтому она отложила письмо тете Мэри "на потом". Прошло две недели, прежде чем обнаружила, что она все еще не написала письма тете Мэри. Миссис Дэвис понимала, что к настоящему времени тетя может начать нервничать. Она надеется, что, если разнообразит письмо рассказами из своей беспокойной жизни, тетя Мэри простит ее. Не удивительно, что миссис Дэвис так не любит писать записки со словами благодарности! Наконец, однажды воспоминание о неотправленном письме начинает ее преследовать и миссис Дэвис признается, что наступила Точка Принятия 2) подождать еще три месяца и, если тетя Мэри пришлет еще один подарок на день рождения (слава Богу, если нет! 4) подождать до своей поездки в родные края и потом удивить тетю Мэри, что все эти годы она постоянно помнила про свитер и лишь ждала случая, чтобы лично поблагодарить тетушку за чудесный подарок? 6) отказаться от надежды когда-либо увидеться с тетей Мэри снова, потому что она никогда не сможет объяснить ей, почему не смогла найти пяти минут для того, чтобы написать ей небольшую записку в ту же неделю, когда она получила свитер? Промедление миссис Дэвис в выражении слов благодарности стоило ей многих минут острых волнений. С одной стороны, если эта задача не исчезнет сама собой, объем работы, необходимой для ее выполнения, может возрасти с течением времени (как это имело место в отношении записки с изъявлением благодарности). Являетесь ли вы студентом колледжа, который откладывает свою курсовую работу до последней минуты, домашней хозяйкой, которая лишь в последнюю минуту перед переездом в новый дом начинает упаковку своей посуды, начальником торгового отдела, который приступает к подготовке осенней распродажи в последние дни летнего сезона, - в любом случае вы должны трезво оценить свой привычный стиль трудовой деятельности. Риск неудачи, возможное недовольство его коллеги, пререкания со своим начальником помешали мистеру О' Генри сразу же внести свое рационализаторское предложение. "А-1", включали: волнения, заставлявшие мистера О' Генри каждый вечер ломать голову, - представлять или не представлять свое предложение (такие волнения могут привести к язвенной болезни, госпитализации, огромным счетам за лечение и т.д.), попытки избегать общества своего коллеги, работу которого он ставил под угрозу своим предложением, неприязнь К своему непосредственному начальнику, который мешал его продвижению. Или же, подобно миссис Джилл, которая собиралась вышить подушку для кресла, вы тратите настолько много времени на подготовку дела "А-1", что не остается времени на его реализацию. С этой точки зрения все остальное - пустая трата времени. Я обнаружил, что повторение слов: "Я впустую трачу время", хорошо помогает женщинам, которые отдают предпочтение привычным домашним делам и откладывают исполнение какого-нибудь захватывающего дела, которое соответствуют их Жизненным Целям. Если вы - домашняя хозяйка и каждое ваше утро состоит из несделанных дел "А-1", постарайтесь тактично прекратить привычку принимать по утрам вашу соседку. Возможно, что сегодня вы делали много дел, которые вы не хотели делать: поднимались из постели, старались попасть на поезд, отходивший в 7.51 утра от вашей платформы, диктовали очень неприятное письмо, заказали себе на обед малокалорийную еду, бодро улыбались миссис Плам, которая опять рассказывала о своей больной спине, сдержали свой гнев, когда ваш сын вернулся домой с дырой в его лучшей куртке, пошли на собрание, хотя вам хотелось остаться дома, а не идти под дождем, выполнили пару упражнений по система "йога", хотя вашу ногу свело. Потом, когда реклама закончилась, вы снова встаете и включаете звук. Однако, около полуночи, когда идет ролик с особенно омерзительной рекламой, вы вновь собираетесь подняться, чтобы отключить звук. Если вы встаете и отключаете телевизор, то поздравьте себя с тем, что вы проявили свою волю и вернулись к исполнению своего первоначального плана. Если же вы не отключите телевизор, поздравьте себя с тем, что вы воспротивились вашему желанию отключить звук и придерживаетесь вашего измененного решения больше не вставать. На сей раз постарайтесь отключать лишь рекламы, связанные с пропагандой моющих средств. Через пару недель, постарайтесь включать и выключать звук во время демонстрации других рекламных роликов (про маргарин, кофе, автомобили). Затем он проэкспериментировал, отключая телевизор вообще, пока рекламировали моющие средства и тем временем читал журнал. В течение всего этого времени он получал все больше удовлетворения из-за того, что он мог осуществлять все более эффективный контроль над своими порывами, которые лишь вели к пустой трате времени. Постепенно вы будете устанавливать все больший контроль над вашим временем и над вашей жизнью. Для того, чтобы вы взяли под контроль ваше время и вашу жизнь, не существует волшебных слов: "Сезам, откройся! Итак, каким образом вы сейчас сможете потратить ваше время с наибольшей пользой? Я напоминаю себе о своих жизненных целях с помощью надписей, которые я сделал на отдельных листках бумаги, помещенных на стенах моего кабинета и на письменном столе. Первое, что я делаю утром - это планирую свою деятельность на целый день и распределяю дела по степени их значимости. Я составляю список конкретных дел, которые следует сделать в течение дня, и распределяю их в порядке значимости, а затем стараюсь сделать самые важные дела как можно раньше. Я верю в свою способность верно распределять дела по степени их значимости и стараюсь придерживаться этого порядка, чего бы мне это ни стоило. Я предоставляю себе достаточно времени для того, чтобы сосредоточиться на выполнении дел высокой значимости. Я нанял человека, который разбирает мою почту и ведет контроль за моими телефонными звонками, а также следит за различными текущими делами. Я постоянно задаю себе вопрос: "Как сейчас можно потратить время с наибольшей пользой?